Contrôle de l’inspection du travail : les documents à tenir prêts

Un contrôle de l’inspection du travail se prépare bien avant la visite, au moment où vous rangez vos documents. Le jour venu, vous savez où les trouver. La DREETS de Corse publie la liste des documents à tenir à la disposition de l’inspection. Nous la reprenons ici, complétée par les documents de sécurité que le Code du travail demande de conserver.

Ce que fait l’inspection du travail

Les agents de contrôle de l’inspection du travail veillent à l’application du Code du travail et des conventions et accords collectifs (article L8112-1). Ils peuvent organiser des contrôles à leur initiative. L’INRS rappelle qu’ils sont « autorisés à pénétrer, sans avertissement préalable, dans tous les établissements soumis à leur contrôle ». Seuls les locaux habités demandent l’accord de leurs occupants (article L8113-1).

Pendant la visite, l’agent peut se faire présenter « l’ensemble des livres, registres et documents rendus obligatoires » (article L8113-4). En santé et sécurité, il peut demander tout document utile, « quel qu’en soit le support » (article L8113-5).

La suite la plus courante d’un contrôle est l’observation. L’inspecteur rappelle la règle par écrit, et l’observation s’inscrit dans un registre tenu dans l’établissement. L’INRS précise que c’est « le mode le plus fréquent d’intervention » et qu’elle s’accompagne en général d’explications. Les autres suites possibles sont décrites sur la page Vos obligations.

Les documents de sécurité à tenir à disposition

La liste de la DREETS de Corse cite, pour toute entreprise, trois documents de sécurité :

• le document unique d’évaluation des risques (article R4121-4) ;
• le registre des vérifications électriques (article R4226-19) ;
• les justificatifs d’affiliation à la médecine du travail (article D4622-22).

Le Code du travail en ajoute d’autres, selon votre activité. Liste indicative, adaptée à votre activité et à votre effectif.

Service Public rappelle que le document unique est obligatoire dès le premier salarié et qu’il est tenu à la disposition des agents de l’inspection du travail. Pour réunir rapports et courriers dans un seul registre, voyez l’article sur le registre de sécurité. Les échéances de chaque vérification sont détaillées dans l’article sur les vérifications périodiques obligatoires.

Les autres documents (personnel, durée du travail)

La liste de la DREETS de Corse cite aussi, pour toute entreprise :

• le registre unique du personnel ;
• les documents qui comptent le temps de travail de chaque salarié : horaire collectif, décomptes de la durée du travail, registre des repos, programmation en cas d’aménagement du temps de travail ou d’astreinte ;
• les contrats de travail et les bulletins de salaire ;
• les récépissés des déclarations préalables à l’embauche ;
• la copie de l’autorisation de travail des salariés extra-européens ;
• les accords collectifs en vigueur ;
• le Kbis ou les statuts de l’entreprise ;
• la déclaration d’hébergement collectif, le cas échéant.

Selon votre situation, la liste s’allonge. Avec des intérimaires, prévoyez les contrats de mise à disposition. Avec des jeunes, les conventions de stage, les contrats d’apprentissage et, pour les mineurs, les autorisations et dérogations délivrées par l’inspection. Si vous faites appel à une entreprise étrangère qui détache ses salariés chez vous pour une prestation, les pièces propres à ce détachement. Pour ce qui doit être affiché au mur, voyez l’article sur les affichages obligatoires.

Ranger ses documents pour les retrouver vite

La DREETS de Corse précise que les documents peuvent être remis sur place, lors du contrôle, ou transmis dans des délais rapides, par voie électronique ou par courrier. L’agent peut aussi en demander d’autres pendant ou après le contrôle. Un rangement simple vous fait gagner du temps dans les deux cas.

Une organisation possible, en trois parties :

1. Sécurité : document unique et ses versions, justificatifs d’adhésion au service de santé au travail, rapports de vérification, registres, consignes, observations de l’inspection.
2. Personnel : registre unique du personnel, contrats, bulletins, déclarations préalables à l’embauche, accords collectifs.
3. Temps de travail : horaires, décomptes, registre des repos.

Le Code du travail vous autorise à réunir dans un registre unique les rapports de vérification et les observations de l’inspection, quand cela facilite leur conservation et leur consultation (article L4711-5). Le support importe peu, papier ou numérique (article L8113-5). Visez de retrouver chaque pièce en quelques minutes. Une page de sommaire en tête, avec la date de dernière mise à jour de chaque document, vous y aide.

Exemple fictif de sommaire, partie sécurité :

Désignez aussi une personne qui sait où tout se trouve, et une remplaçante.

Le jour du contrôle

Accueillez l’agent et prévenez le dirigeant ou la personne désignée. Présentez les documents demandés et notez ce que l’agent a consulté ou souhaite recevoir plus tard. Si une observation vous est remise, lisez-la et rangez-la avec vos documents de sécurité : vous la conservez cinq ans (article D4711-3).

Ensuite, corrigez les points relevés et gardez la preuve de chaque correction : facture, nouveau rapport, nouvelle version du document unique. C’est ce que vous présenterez au contrôle suivant.

Quand un contrôle approche, notre service Mise en conformité relit vos documents et ajoute ce qui manque. Avec le HSE externalisé, vos documents restent à jour d’un contrôle à l’autre, et vous avez un appui le jour où l’inspection se présente.