Affichages obligatoires en entreprise : la liste à jour

Dès votre premier salarié, une partie des informations qui le concernent doit figurer sur un panneau, sur le lieu de travail. Les autres peuvent lui parvenir « par tout moyen », un intranet par exemple. Service Public classe ces obligations en trois tranches d’effectif : jusqu’à 10 salariés, de 11 à 49, puis 50 et plus. Chaque tranche reprend la précédente et y ajoute quelques lignes.

Les affichages dès le premier salarié

Jusqu’à 10 salariés, voici ce qui s’affiche dans vos locaux.

Pour les trois premières lignes, le Code du travail fixe la règle lui-même. L’employeur affiche l’adresse et le numéro d’appel du médecin du travail, des secours d’urgence et de l’inspection du travail, avec le nom de l’inspecteur, « dans des locaux normalement accessibles aux travailleurs » (article D4711-1).

Dès le premier salarié, d’autres informations se transmettent par tout moyen :

• l’intitulé de la convention collective et des accords applicables, avec le lieu et les conditions de consultation ;
• les articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail, sur l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes ;
• les jours et heures de repos collectif, si le repos n’est pas donné le dimanche ;
• la période de prise des congés payés, deux mois avant l’ouverture de la période, et l’ordre des départs, un mois avant les congés ;
• les textes du Code pénal sur le harcèlement moral, le harcèlement sexuel et les discriminations, avec les coordonnées du médecin du travail, de l’inspection du travail et du Défenseur des droits ;
• l’indication que les adresses des syndicats représentatifs de votre branche sont disponibles sur le site du ministère du travail.

Selon votre situation s’y ajoutent les informations sur le travail temporaire et la décision de validation d’une rupture conventionnelle collective.

Ce qui s’ajoute à partir de 11 et de 50 salariés

Entre 11 et 49 salariés, la liste de départ reste valable. Les lignes liées au comité social et économique (CSE) s’y ajoutent :

• la liste nominative des membres du CSE, avec leur emplacement habituel de travail et les commissions auxquelles ils participent, par affichage ;
• la procédure d’organisation des élections du CSE, ou le procès-verbal de carence, par tout moyen ;
• des panneaux pour les communications des membres du CSE ;
• dans les coordonnées à donner en matière de harcèlement sexuel, celles du référent désigné parmi les membres du CSE.

À partir de 50 salariés, Service Public ajoute :

• le règlement intérieur, qui fixe les règles d’hygiène, de sécurité et de sanctions, par tout moyen ;
• l’index de l’égalité professionnelle, ses résultats et les mesures de correction, par tout moyen, si l’entreprise n’a pas de site internet ;
• l’existence et le contenu d’un accord de participation, par tout moyen ou par affichage ;
• les coordonnées du référent harcèlement sexuel ;
• en l’absence de représentants du personnel, le plan de sauvegarde de l’emploi, en cas de licenciement d’au moins 10 salariés.

Affichage ou autre moyen de communication : ce que permet la loi

Service Public sépare deux modes. Une information « par affichage » se lit sur un panneau, dans les locaux. Une information « par tout moyen » peut passer par un intranet ou par un autre support qui la met à la disposition de vos salariés.

La liste du premier salarié montre la logique. Restent au mur les informations dont un salarié a besoin sur place, parfois dans l’urgence : numéros des secours, consignes, horaires, interdiction de fumer. La convention collective ou la période des congés payés peuvent passer par un autre canal.

Pour ces informations transmises par tout moyen, gardez une trace : la date d’envoi, la page de l’intranet, la note remise. Le jour d’un contrôle, vous montrez où elles se trouvent.

Les consignes de sécurité incendie

Service Public range les consignes incendie parmi les affichages dès le premier salarié. Le Code du travail précise leur forme selon l’établissement.

Une consigne de sécurité incendie, établie et affichée « de manière très apparente », s’impose dans deux cas : les établissements où se trouvent habituellement plus de 50 personnes, et ceux qui manipulent et mettent en œuvre des matières inflammables, quel que soit leur effectif (articles R4227-34 et R4227-37). Elle s’affiche dans chaque local de plus de cinq personnes et dans chaque local où sont entreposées ou manipulées des matières facilement inflammables (article R4227-24), et dans les autres cas dans chaque local ou dans chaque dégagement qui dessert un groupe de locaux. Dans les autres établissements, vous établissez des instructions qui permettent d’évacuer les personnes présentes.

La consigne indique, entre autres (article R4227-38) :

• le matériel d’extinction et de secours du local, et les personnes chargées de le mettre en action ;
• pour chaque local, les personnes qui dirigent l’évacuation ;
• les moyens d’alerte, et les personnes qui préviennent les sapeurs-pompiers ;
• l’adresse et le numéro du service de secours de premier appel, en caractères apparents ;
• le devoir, pour toute personne qui aperçoit un début d’incendie, de donner l’alarme et d’utiliser les moyens de premier secours, sans attendre l’arrivée des personnes désignées.

Elle prévoit aussi des exercices et des essais au moins tous les six mois. Leur date et les observations se notent dans un registre tenu à la disposition de l’inspection du travail (article R4227-39). Vous informez vos salariés de ces consignes et de l’identité des personnes chargées de les appliquer (article R4141-3-1).

Un commerce, comme tout établissement qui reçoit du public, suit en plus les règles propres à ces établissements. L’INRS le rappelle : l’employeur tient compte d’abord du Code du travail, puis des autres réglementations selon le type d’établissement. L’article sur le registre de sécurité fait le point, et le guide de la sécurité incendie détaille extincteurs, évacuation et exercices.

Où et comment afficher

Service Public demande « un endroit facilement accessible », la salle de repos par exemple. Le Code du travail parle de « locaux normalement accessibles aux travailleurs ». Pour le document unique, l’avis qui en donne l’accès se place « à une place convenable et aisément accessible ». Si vous avez un règlement intérieur, cet avis se met au même emplacement que lui (article R4121-4).

Une organisation simple tient en trois emplacements :

• un panneau unique, là où passent tous les salariés, pour les coordonnées, les horaires, l’accès au document unique et les informations du CSE ;
• les consignes incendie dans chaque local concerné ;
• les panneaux d’interdiction de fumer et de vapoter dans les lieux visés.

Garder les affichages à jour

Le médecin du travail change, un nouvel inspecteur prend le secteur, les horaires bougent, le CSE est renouvelé, des travaux modifient les locaux. Chaque changement rend une affiche fausse. Quelques réflexes évitent de le découvrir le jour d’un contrôle :

• relire le panneau à chaque mise à jour du document unique ;
• remplacer l’affiche dès qu’une coordonnée change ;
• revoir la consigne incendie après des travaux ou une nouvelle organisation des locaux.

Le service Mise en conformité reprend vos affichages avec le reste de vos documents de sécurité : nous relevons ce qui manque ou ce qui a changé, puis nous le mettons à jour. Pour ce que prévoit la loi quand une obligation manque, voyez la page Vos obligations.