Mettre à jour le document unique : quand et comment

L’employeur transcrit les résultats de son évaluation des risques dans le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), puis il les met à jour (article R4121-1). L’article R4121-2 fixe trois déclencheurs à cette mise à jour. Deux valent pour toutes les entreprises, le troisième dépend de l’effectif.

Les cas où la mise à jour s’impose

Au moins une fois par an à partir de 11 salariés

La mise à jour se fait « au moins chaque année dans les entreprises d’au moins onze salariés » (article R4121-2, 1°). Service Public reprend la règle pour les entreprises de 11 à 49 salariés comme pour celles de 50 et plus.

Sous 11 salariés, Service Public ne cite que les deux autres cas. La loi permet une mise à jour moins fréquente dans ces entreprises, à condition de garantir un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité (article L4121-3). L’article sur le document unique sous 11 salariés détaille ce cas.

Un changement important (poste, local, machine, organisation)

Le deuxième déclencheur est « toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail » (article R4121-2, 2°). Service Public donne l’exemple de l’utilisation d’un nouveau produit chimique dangereux.

Pour repérer ces changements, reprenez les domaines que l’évaluation des risques doit couvrir selon l’article L4121-3 :

• les procédés de fabrication ;
• les équipements de travail ;
• les substances ou préparations chimiques ;
• l’aménagement ou le réaménagement des lieux de travail et des installations ;
• l’organisation du travail ;
• la définition des postes.

Une nouvelle machine, un déménagement, un poste créé, des horaires réorganisés : chacun touche l’un de ces domaines.

Exemple fictif : un restaurant de 8 salariés installe une nouvelle friteuse et passe en service continu le dimanche. Deux domaines changent, les équipements de travail et l’organisation du travail. Le document unique se met donc à jour, même si l’entreprise compte moins de 11 salariés et n’a pas d’échéance annuelle.

Une information nouvelle sur un risque, un accident

Le troisième déclencheur vise une « information supplémentaire intéressant l’évaluation d’un risque » portée à la connaissance de l’employeur (article R4121-2, 3°). Service Public cite l’apparition de maladies professionnelles. L’INRS ajoute la survenue d’accidents ou d’incidents et l’évolution des règles de santé et de sécurité au travail.

Partir de ce qui existe : la méthode

L’INRS résume ce que la mise à jour apporte : un bilan des actions réalisées, une prise en compte plus fine des risques, des risques moins visibles qui ressortent après un aménagement. La version en place reste donc votre point de départ.

1. Faites le bilan des actions prévues dans la version précédente : réalisées, en cours, abandonnées.
2. Revoyez les unités de travail. L’inventaire des risques se fait « dans chaque unité de travail » (article R4121-1) : un atelier ajouté ou un poste supprimé change la liste.
3. Reprenez chaque risque avec les personnes qui occupent les postes. L’INRS cite aussi les accidents, incidents et presqu’accidents, les fiches de données de sécurité et les comptes rendus des visites périodiques.
4. Ajoutez les risques nouveaux. L’article R4121-1 mentionne les risques liés aux ambiances thermiques : vérifiez qu’ils figurent dans votre document.
5. Mettez à jour la liste des actions de prévention. À partir de 50 salariés, le programme annuel de prévention suit, si nécessaire (article R4121-2). Voir l’article sur le PAPRIPACT.
6. Datez la nouvelle version et transmettez-la au service de prévention et de santé au travail auquel vous adhérez : la loi prévoit cette transmission « à chaque mise à jour » (article L4121-3-1). Si vous avez un CSE, il est consulté sur les mises à jour (article L4121-3).

L’INRS propose des outils en ligne en libre accès, par métier ou par secteur, qui guident l’évaluation et le plan d’actions. L’article sur les outils gratuits pour le document unique les présente.

Garder les versions successives

Le document unique « et ses versions antérieures » restent à disposition « pendant une durée de 40 ans à compter de leur élaboration » (article R4121-4). Ont accès, entre autres :

• les salariés et anciens salariés, pour les versions en vigueur pendant leur présence dans l’entreprise ;
• les membres de la délégation du personnel du CSE ;
• le service de prévention et de santé au travail ;
• les agents de l’inspection du travail et des services de prévention de la sécurité sociale.

La loi prévoit aussi un dépôt du document unique sur un portail numérique (article L4121-3-1). Jusqu’à l’entrée en vigueur de ce dépôt, l’employeur conserve les versions successives dans l’entreprise, sur papier ou en format numérique (article R4121-4).

En pratique, n’écrasez jamais l’ancien fichier. Enregistrez chaque version sous un nom qui porte sa date et gardez-les toutes au même endroit. L’avis qui indique aux salariés comment consulter le document reste affiché dans les locaux.

Qui s’en occupe dans une petite entreprise

La responsabilité reste celle de l’employeur : c’est lui qui transcrit et met à jour les résultats (article R4121-1). D’autres y contribuent, selon l’article L4121-3 et Service Public :

• le salarié que vous avez désigné pour s’occuper de la prévention des risques, s’il existe ;
• votre service de prévention et de santé au travail ;
• le CSE et sa commission santé, sécurité et conditions de travail, s’ils existent ;
• des intervenants extérieurs, comme la Carsat ou la MSA.

Quand personne en interne n’a le temps de s’en charger, notre service Mise en conformité part de votre version en place et la met à jour selon votre activité d’aujourd’hui. Avec le HSE externalisé, nous gardons la date de la prochaine mise à jour en vue, d’une année sur l’autre. Le guide du document unique reprend toute la démarche, et la page Vos obligations dit ce que prévoit la loi.